כללי מפתח לפגישה אפקטיבית בזום

פגישת עבודה בזום היא פגישת עבודה לכל דבר וכך היא אמורה להתקיים. תרבות פגישת הזום קצת שונה מתרבות פגישה רגילה.  פחות נכנסים אחד לדברי השני, אך ניתן בקלות להיעלם ולעסוק בדברים נוספים. מנהלים שדברתי איתם חווים לפעמים חוסר שליטה וקושי לנהל את הדיון. אז עד שנחזור לחדרי הישיבות, או עד שנטמיע את השימוש בזום כשיגרה, הכנתי לכם את 12 כללי המפתח לקיום פגישה אפקטיבית בזום: 

1. הזמינו לפגישה רק את מי שצריך. יש לנו נטיה להזמין בעלי תפקידים שלא באמת צריכים להשתתף בפגישה. בזום הנטיה גוברת. 

2. הגדירו את זמני הפגישה וזיכרו שפגישות בזום יותר ממוקדות ועל כן כדאי לקיים פגישות יותר קצרות. להערכתי, פגישה שמתוכננת לשעה במשרד, כדי לתכנן ל 45 דקות בזום (כלאמר לתכנן פגישות שהן 75% מהזמן של פגישות במשרד). 

3. שלחו את נושאי הפגישה כמה ימים לפני הפגישה, בקשו מהמשתתפים להתכונן לפגישה. במידת הצורך שלחו חומרים לקראת הפגישה. בקשו מהמשתתפים להכין חומרים שאותם אפשר יהיה לשתף במהלך הפגישה (באמצעות שיתוף מסך). 

4. הזמינו את המשתתפים להתחבר לפגישה כמה דקות קודם, לצורך קצת "סמול טוק" כמו בפגישה פיזית. אנשים צריכים את זה. 

5. התחילו בדיוק בזמן ללא קשר למספר המשתתפים. סיימו בזמן. 

6. שילטו היטב בטכנולוגיה שמגדירה ת מרחב הפגישה. כיצד לאפשר למשתתפים לשתף מסך, כיצד לפצל את המשתתפים לחדרים, כיצד להשתיק (זמנית) את קולות הרקע שמדיעים מהמשתתפים כדי לאפשר הקשבה וריכוז וכו 

7. בקשו מכל המשתתפים להפעיל וידאו וקול. כך תמנעו מצב שבו חלק מהמשתתפים עוסקים במשהו אחר תוך כדי הפגישה. 

8. בקשו מהמשתתפים לא לעסוק בדבר ולהיות נוכחים באופן מלא בפגישה. 

9. הגדירו את נושא הפגישה ואת מטרתה. הסבירו בכמה מילים כיצד אתם מצפים שהפגישה תתקיים (למשל: אני אציג את הבעיה ואני מצפה מכל אחד מכם להציג את הפתרון מנקודת מבטו). ההבנה לגבי דרך ניהול הפגישה תקל על המשתתפים להיות נוכחים ופעילים בפגישה. 

10. אפשרו למשתתפים בהתאם לצורך ובתיאום מראש, לשתף מסך כדי להסביר או להדגים נושאים בדיוק כמו שעורכים מצגת במהלך דיון. 

11. בפגישות זום קל למשתתפים "להתחבא", עודדו את המשתתפים להגיב ולהיות מעורבים בדיון. 

12. כמו בכל ישיבה סכמו את ההחלטות בסוף הישיבה והוציאו סיכום בכתב.