משוב למנהל

משוב למנהל: המנהל הוא אדם כמוך ועל כן זקוק לפידבק 

משוב של מנהלים לכפיפיהם הוא הליך מקובל ברוב הארגונים. משוב של כפיפים למנהלים מתקיים על בסיס תקופתי בארגונים המבצעים משוב רחב (עד 360). 

במאמר זה נעסוק במשוב הניתן למנהל ע"י כפיף כחלק ממערכת היחסים ביניהם, ברמת הפעילות השוטפת. 

כפיפים נמנעים בד"כ ממתן משוב למנהל מתוך תפיסה שהדרך הנכונה להתנהלות בארגון נגזרת מלמעלה למטה. כלאמר, מנהלים נמנעים ממשוב כלפי מעלה מתוך הרגל לקבל הכוונה והטוויית דרך מהמנהלים ברמה המקצועית והארגונית. 

בארגונים שטוחים (בעלי רמות ההיררכיה מועטות), בהם קיים שיתוף פעולה יומיומי בין דרגים שונים, הכפיף מצופה לפעול כשותף לצורך הצלחת היחידה הארגונית, ואילו מנהלים מבינים יותר ויותר שהקשבה למה שיש לכפיפים לאמר תאפשר להם לשפר את מיומנויותיהם ובכך לשפר את סיכויי ההצלחה שלהם בתפקיד. 

בשיחות עם מנהלים בדרג ראשון עולה הנושא לא פעם, האם אני אמור וכיצד אני מעביר למנהל שלי מסרים? 

אף אחד לא אוהב שמעבירים עליו ביקורת מחד, ומאידך, לצורך הצלחת היחידה הארגונית שאנו עומדים בראשה, אנו נדרשים להשתכלל, ללמוד, לשפר את עצמינו, את המיומנויות שלנו ואת התקשורת הבינאישית ביננו. 

כפיפים שמבינים את הצורך של מנהליהם למשוב על התנהלותם ועל הצלחותיהם ויודעים למנן ולנהל שיחת משוב אפקטיבית, מרויחים, תאום ציפיות ויצירת שיתופי פעולה עם המנהל, משמעות מעורבות ותחושת שייכות לארגון ומיצוב כעובד משמעותי, תורם ושווה ערך. 

מנהלים אמיצים שלא חוששים לשמוע את מה שיש לכפיפיהם לאמר, מרויחים תאום ציפיות ויצירת שיתופי פעולה עם העובדים האמיצים, מידע וקיצורי דרך בהבנת "מה מניע את העובד שלי", נאמנות כפיפים, פלטפורמה להתפתחות אישית והזדמנות לביצוע שינויים ושיפורים ברמה האישית, הניהולית והארגונית. 

איך עושים את זה בשוטף? מתוך יושרה ונאמנות למנהל ולארגון? איך הופכים את העברת המסרים והמשוב לחלק מהתקשורת בין כפיפים למנהלים? 

10 הכללים להעברת מסרים ומתן משוב למנהל שלך 

1. בחר נושא אחד שעליו תרצה לשוחח עם המנהל. 

2. בקש מהמנהל את הסכמתו לקיים איתך שיחה אישית לצורך קבלת התיחסותך לנושא מסויים שרצוי להגדירו מראש. 

3. התכונן לפגישה: 

• מה המטרה? מה תרצה להשיג? 

• מהם אילוצי המנהל, עם אילו מורכבויות המנהל מתמודד במסגרת הנושא הספציפי. 

• מה חשוב למנהל, מה מניע אותו, מה הוא מעריך, סגנון הניהול, וכיצד כל אילו משפיעים על הנושא הספציפי 

• עד כמה המנהל פתוח לקבלת משוב 

• התאם את השיחה ואת עומק המשוב למנהל. 

4.  קיים את השיחה פנים אל פנים בזמן מוסכם ונח לשני הצדדים במקום שקט. 

5.  שמור על אוירה אופטימית ומכבדת, זכור כי המנהל שמוכן לקבל ממך משוב נותן לך הזדמנות להיות שותף משפיע. 

6. הבע את עצמך באופן ענייני. אם יש צורך, השתמש בדוגמא מהתקופה האחרונה. 

7. הייה ספציפי, המנע מאמירות כוללניות כמו "תמיד אתה" "אף פעם אתה לא" 

8. המנע מאמירות שיפוטיות חיוביות או שליליות לגבי אישיותו של המנהל (דבר על ההתנהגות, על הסיטואציה, ולא על האדם). 

9. שאל את המנהל לדעתו 

10. שאל את המנהל כיצד אתה יכול לסייע/ בקש את עזרתו של המנהל. 

ומה קורה לגבי משוב להצלחות המנהל? 

כשאנו מצליחים לעמוד במשימותינו ואולי אף יותר, אנו מצפים לקבל משוב מהמנהלים שלנו. גם מנהלים בכירים מאיתנו יפיקו ערך רב והנאה ממשוב חיובי שנתן אנו להם. 

התיחסות חיובית למנהל יכולה להיות כתגובה על עזרה ותמיכה שהתקבלה מהמנהל. לדוגמא: "תמיכתך בי נתנה לי ביטחון רב וסייעה לי בהתמודדות עם התנגדויות לתכנית המחשוב ביחידה" משוב זה מחזק וודאי את האמונה של המנהל  בדרכו ומעבר לכך, מחזק גם את ההבנה של המנהל לגבי שגרות העבודה הרצויות לכפיף ומבהיר את הציפיות של הכפיף מהמנהל. 

כל תודה ממוקדת, הוקרה על עזרה ועל התיחסות המנהל אל הכפיף מחזקת את הקשר שבין השניים ואת שיתוף הפעולה ביניהם, מחזקת את האמון ההדדי ואת תחושת השייכות והתרומה האישית של כל אחד מהם לארגון ולהצלחתו. 

סמנכ"ל תפעול סיפר לי לא מזמן על שיחה עם מנהל מחלקה שכפוף אליו : 

ציטוט: אלי פנה אלי בסוף יום עמוס שבו הוצגו תכניות עבודה להנהלה. במסגרת היום הצגתי את תכנית העבודה של האגף שלי. אלי בקש כמה דקות מזמני. התישבנו במשרדי על כוס קפה ואלי אמר "הקשבתי לך כשהצגת את התכנית וחשבתי לעצמי שהדרך שבה קישרת כל פעילות, בעיקר פעילויות לא שגרתיות, לחזון החברה היתה מרשימה ביותר. לדעתי גרמת למשתתפים הזדהות עם התכנית כך שגם נושאים שחשבתי שיקוצצו מהתכנית, התקבלו ותוקצבו. אני התרשמתי מאד מהמחשבה שעמדה מאחורי התכנית ומאופן ההצגה שלך. בעוד חודש אני אמור להציג להנהלה סיכום של פרוייקט מחשוב שעבדנו עליו בשנה האחרונה, אני רוצה להפיח במצגת קצת רוח חיים וחיבור לחזון ולרוח הארגון, האם תוכל לכוון אותי?" 

ישבתי מול אלי סחוט מעייפות, סוף היום, בתחושת הוקרה עמוקה לפידבק שנתן לי. הייתי כל כך זקוק לכמה מילים טובות לא רק על התוצאה אלא על הדרך, ועל המחשבה שהשקעתי. 

המנכ"ל שלי אגב אמר לי באותו יום: שיחקת אותה, הצלחת שוב לתמרן את החברים בדירקטוריון...