מתראיין? חשוב להכיר את הארגון

חשיבות ההיכרות הבסיסית עם הארגון, התפקיד ומאפייניו כבסיס להצלחה בראיון העבודה  

מועמדים רבים מכינים את עצמם לראיון העבודה מתוך הבנה שנדרשת בולטות גבוהה כדי לזכות בתחרות הגוברת על משרות אטרקטיביות. תחרות זו הופכת להיות משמעותית אף יותר בקרב מנהלים ככל שאילו שואפים להתמקם גבוה בסולם ההיררכיה הארגונית. 

למסלולים וקורסים להכנה לראיון עבודה - לחצו כאן>>  

הכנה לראיון מתרכזת במקרים רבים ב"אני", מי אני, מה אני מביא איתי, מהם הערכים המוספים שלי, מה אני יודע לעשות טוב, מה אני רוצה לעשות, מהן המוטיבציות שלי ועוד. באותה מידה לפחות חשוב כדי להצליח בראיון העבודה להתרכז ולהבין מי הארגון, מה הן מטרותיו, מהם ערכיו, מהו התפקיד ומהם מאפייני התפקיד והדרישות הנגזרות ממנו. 

מידע זה אינו מוגש למועמדים בד"כ, ועל כן נדרשת עבודה מצד המועמד לבדוק ולהכיר את הארגון. חלק גדול מהמידע אינו קיים במקום גלוי ועל נדרשת עבודת חשיבה וניתוח שאותם אציג בהמשך המאמר. 

כלל ראשון: הכר את שם התפקיד, מיקומו בהיררכיה הארגונית, ותכולתו הפורמלית 

חשוב להגיע לראיון העבודה ולהכיר את שם התפקיד ואת תכולתו. רצוי מאד לא להגיע עם זיכרון קלוש של מודעת דרושים מבלי שזו נמצאת אצלך. (תתפלאו, מועמדים רבים זוכרים את פרטי המשרה ואת מיקומה ההיררכי על "בערך"). 

התפקיד מתואר בד"כ במודעת הדרושים ואם לא, מומלץ למצוא את שם התפקיד ותאורו או לבקש מהחברה לשלוח לכם אותו לצורך הכנה לפגישת הראיון. 

שימו לב לשם התפקיד המוצע, שהרי הוא מגלם בתוכו את רמת ההיררכיה הארגונית והניהולית.  ברור לכולנו שסמנכ"ל הינו גורם בכיר בעוד שרכז הינו עובד בדרג ניהולי נמוך. חשוב שנבין ונדע לאן אנו מגיעים ולאיזה רמה ניהולית אנחנו מתראיינים.  כל רמה ניהולית גוזרת דרישות שונות, בין אם פורמליות או לא. 

כלל שני: הכר את הארגון 

אני ממליצה לעשות שיעורי בית כדי להכיר את הארגון ואת המבנה הארגוני כחלק מתהליך ההכנה לראיון. חשוב לדעת לאן הגענו. האם אנו מתראיינים לארגון גדול, בינוני, קטן, במה הארגון עוסק, מה החזון של הארגון, מהם ערכיו, האם יש לארגון אמנת שירות ומה הם עיקריה, ועוד. 

אם נכיר את הארגון ומטרותיו, ובמיוחד אם אנו מזדהים עם מטרות אילו, נוכל להדגיש נושאים כך שיהלמו את רוחו של הארגון ויגרמו למראיינים לראות בנו שותפים מתאימים לדרך. 

כלל שלישי: הבן את הדרישות הפורמליות מהתפקיד 

כדי להתקבל לתפקיד עלינו להיות בעלי נסיון, השכלה, מיומנויות, כישרון, יכולת ומוטיבציה לבצע את התפקיד. חשוב להבין לפני שאתם מגיעים לראיון, מה נדרש בהיבט המקצועי, הניהולי, השירותי וכו'. אני ממליצה לכם כחלק מההכנה, למפות את המענה שאתם נותנים לכל דרישה בתאור התפקיד. למשל, אם נדרשים ידע, נסיון או מיומנויות מסויימות שיש לכם אותם במלואם, משמע – אתם עונים על הדרישות (סמנו לעצמכם "וי"), אם לא, הגדרו מהם הפערים, וכיצד אתם מתכוונים לגשר עליהם. חשוב שתבינו כיצד אתם מתכוונים להתמודד עם כל פער, ההבנה תאפשר לכם להגיע רגועים ובטוחים  לראיון. חשוב שתדעו לענות על שאלה שעלולה להשאל לגבי הפערים הקיימים. 

(הערה בסוגריים, אם אתם עונים על כל הדרישות, האם התפקיד באמת מתאים לכם? מה יהיו האתגרים שלכם בתפקיד? האם לא תעדיפו תפקיד שיקדם אתכם ויאתגר אתכם?) 

כלל רביעי: הבן את משמעויות ההיררכיה הארגונית המגולמת בתפקיד 

ממנהל מחלקה בחברה קטנה נדרשות מיומנויות שונות מאשר ממנהל מחלקה בחברה גדולה. הפוקוס הנדרש ממנהל אגף שונה לחלוטין מהפוקוס הנדרש מראש צוות, וכו'. 

מתמודד לתפקיד ניהולי בכיר אמור להיות בעל תפיסה מערכתית רחבה, ולהבין טוב את החיבור בין החזון לבצוע וכו, בעוד שמתמודד לתפקיד ניהולי זוטר אמור להציג יכולות ביצוע ברמת המיקרו ויכולת טובה לגיבוש צוות ולהנעת עובדים. מדובר על פוקוס שונה לכל רובד של תפקיד. חשוב לדבר בשפה הנכונה והמתאימה לתפקיד שאליו אתה מתראיין. 

טעות נפוצה מקורה ביכולת של המועמד להבין את הצרכים ואת המורכבות של תפקידים בדרג גבוה מזה שבצע עד כה. לעיתים, מתראיינים מסתמכים על התכונות והמיומנויות שהובילו אותם להצלחה בתפקיד הקיים ולא מתרכזים מספיק בתכונות ובמיומנויות שיכולות לסייע להם להצליח בתפקיד שאליו הם מתראיינים. 

כלל חמישי: הבן את משמעויות הדרישות הלא פורמליות מהתפקיד 

במקביל לדרישות הפורמליות המתוארות בתאור התפקיד, לכל תפקיד יש דרישות שאינן פורמליות אשר אינן מוצגות למועמדים. דרישות אילו הינן חשובות ביותר, ולעיתים הן שיקבעו מי המועמד המועדף לתפקיד. 

למשל: לתפקיד ניהולי נדרש עובד שמרגיש בנח להציב גבולות. על המנהל  להיות מסוגל במצבים מסויימים להשיב ב "לא" ברור מחד, ומאידך להשיב בנועם ללא יצירת התנגדויות. נניח שיכולת זו מאד משמעותית לצורך ביצוע יעיל של התפקיד ועל כן יחפשו אדם נעים הליכות, ממוקד במטרה ואסרטיבי. בבדיקה שערכתי בקרב מתראיינים עלה כי חלק גדול מהמתראיינים בוחרים לציין שקשה להם לסרב וכי תשובה חיובית שכיחה יותר ונתפסת כנכונה יותר בסיטואציות ארגוניות רבות. כשניסיתי לברר מה עמד מאחורי ה"כן" עלו סיבות כמו: חשוב לי להיות בסדר עם כולם, קשה לי לאמר לא, אני מעדיף להיות חיובי עד כמה שניתן, אם מבקשים ממני משהו, גם כשלא נח לי אני עושה כל מאמץ, מה יחשבו עלי אם אומר לא? אני רוצה שיתרשמו ממני ומהמוטיבציות שלי בראיון, וכו. 

אם כך, כל אותם אנשים מוכשרים וראויים שהגיעו לראיון העבודה, לא יבחרו לתפקיד כי אינם בעלי מאפיין מסויים שהינו קריטי להצלחת התפקיד. 

דוגמא נוספת: תפקידים רבים מאופיינים בצורך להניע גורמים אשר אינם כפופים ישירות לבעל התפקיד, בדגש על הנעת עמיתים ומנהלים (הנעת מי שמעליך). מיומנות זו אינה רשומה בהכרח בתאור התפקיד ובכל זאת המרואיין נשאל על נסיונו להניע תהליכים וגורמים בארגון שאינם בהכרח כפופים לו. במקרים רבים מועמדים ראויים לא עוברים בהצלחה את הראיון כי אינם נותנים דגש מתאים להנעה לכל הכיוונים ומתייחסים להנעה הקלסית מלמעלה למטה לפי ההיררכיה הניהולית. 

כמו שאתם מבינים, נושאים רבים אינם מפורטים בתאור התפקיד ועל כן מומלץ להשקיע מחשבה ולנתח בעזרת איש מקצוע או על בסיס נסיונכם האישי מהם הדרישות החשובות, הפורמליות והלא פורמליות, כדי להיות מוכנים לראיון העבודה. 

לאחר שתמפו את כל הדרישות הלא פורמליות לתפקיד שעולות בדעתכם, מומלץ למפות את המענה שאתם נותנים לכל דרישה בדיוק כמו שבצעתם מול הדרישות הפורמליות. 

כלל שישי: הכר והבן את רשת הקשרים הנדרשים לביצוע יעיל של התפקיד 

ביצוע יעיל של תפקידים רבים תלוי ברשת הקשרים של בעל התפקיד ולאופן שבו הוא משתמש בקשרים. קשרים מסויימים מוגדרים לעיתים באופן פורמלי במסגרת תאור התפקיד וקשרים אחרים אינם מוגדרים. 

השקיעו מחשבה ונתחו בעזרת איש מקצוע או על בסיס נסיונכם האישי מהם הקשרים המשמעותיים ביותר לצורך ביצוע יעיל של התפקיד. חשבו על 

• הקשרים הנובעים מההיררכיה הארגונית (הקשר עם הכפופים לך או המנהלים שלך) 

• קשרים עם עמיתים ועם מקבילים לכם בהיררכיה הארגונית 

• קשרים עם ספקים ולקוחות 

• קשרים עם ממשקי העבודה העיקריים שלכם 

• קשרים עם מזכירות ועם עוזרים של גורמים שונים בארגון 

קשרים רבים אינם מוגדרים אך קובעים את היכולת שלנו להיות משמעותיים בתפקיד ולהזיז עניינים.   

כלל שביעי: הכר את שפת הארגון 

ארגונים רבים סגלו לעצמם שפה. את השפה תוכלו למצוא באתר החברה, ובקרב עובדיה. אם תשכילו להכיר ולו קצת מהשפה ולהתחבר אליה, תמצאו שהתקשורת עם המראיינים הופכת לנוחה יותר. 

אחד מהמועמדים שהכנתי לראיון עבודה הראה לי שבאתר החברה מופיע הביטוי איגום משאבים מספר רב של פעמים. בשיחה שניהול המועמד עם מכר שעובד בחברה, הסתבר כי מאז שהגיע המנכ"ל החדש, כולם מדברים בשפת "איגום משאבים" ומכניסים את הביטוי לכל מקום. למה? כי זה מה שהמנכ"ל אוהב. ההמשך ידוע, המועמד דיבר בראיון על איגום משאבים וביחד עם ההכנה שבצענו, הוא קבל את משרת המנמ"ר בחברה. 

איך עושים את זה? 

נעזרים בכל מידע הקיים באתר החברה, בעיתונות, בגוגל, וברשתות החברתיות. 

יוצרים קשר דרך חברים של חברים עם גורם או שניים שעובדים בארגון ושואלים שאלות כדי להבין טוב את רוח הארגון, את השפה הנהוגה בו, ואת הדרישות הלא פורמליות מהתפקיד ומהעובדים בארגון. 

נעזרים ביועץ בתחום. היועץ על בסיס היכרותו ארגונים רבים, תפקידים, מערכות ניהוליות ותפעוליות יוכל לסייע לכם להבין מה מצופה מכם ולסייע לכם להתכונן ולהעביר את המסרים הנדרשים כך שיתאימו לארגון ולתפקיד. 

אני מאחלת לך בהצלחה בראיון העבודה 

אשמח לענות לכל שאלה, מחשבה או התלבטות