כניסה לתפקיד חדש  2 

להפוך כל פגישה לדייט מוצלח 

היכרות עם בעלי תפקידים בארגון  

פגישות היכרות במסגרת כניסה לתפקיד החדש 

מצורפת המלצה לסט שאלות שאותם תציג לבעלי התפקידים בפגישות ההיכרות והכניסה לתפקיד. 

טיפים 

הגדר לעצמך מטרה לכל פגישה. מה תרצה ללמוד בפגישה? מה תרצה לברר? איזה מסר תרצה להעביר? וכו' המנע מריבוי מטרות. 

ה\חשוב להיות מוכן לפגישה ולשדר מקצועיות, כדאי לעבור על השאלות לפני הפגישה, להוסיף שאלות נוספות בהתאם לצורך. 

את התשובות לשאלות מומלץ לרשום בצורה מסודרת. 

אם משהו אינו ברור לך, מומלץ לעצור (עצירה קצרה), לקרוא את מה שכתבת ולשאול שאלת בירור. 

ממומלץ לאמר לבעל השיחה שאתה רושם לעצמך את עיקרי הדברים. 

פתח כל פגישה בשיחה חופשית, זה יוצר אוירה נעימה וחיובית. 

אל תשכח להודות לבן שיחך על הזמן שהשקיע בפגישה. 

פגישה עם הממונה הישיר 

מטרת הפגישה: קבלה ואיסוף מידע ראשוני, תכנון תהליך הכניסה לתפקיד. במידה ויש לך מטרות נוספות הגדר אותן טרם הפגישה והכן שאלות מתאימות. 

חזון, יעדים ומטרות 

מהו החזון המוצהר לארגון וליחידה הארגונית? (במידה וקיימים) 

מהן המטרות ויעדי היחידה? לטווח הארוך ולטווח הקצר? 

מהם המדדים על פיהם נבחנת היחידה? 

מהי הגדרת התפקיד הרשמית שלי ? 

מהי מטרת התפקיד? 

מהם תחומי האחריות בתפקיד ? 

האם קיימים היבטים בתפקיד אשר מידת האחריות עליהם לא ברורה ? 

מהן הסמכויות שלי? 

מי הם השותפים שלי? מי הם ממשקי העבודה שלי  

כפיפים 

מיהם הכפיפים ? 

מהם התפקידים המוגדרים לכפיפים? 

האם יש משהו שחשוב שאדע לגבי הכפיפים שלי? 

ספקים ולקוחות עיקריים 

מיהם הספקים והלקוחות העיקריים של היחידה? פנימיים וחיצוניים ? 

מה אופי מערכת היחסים עם כל אחד? האם קיימת רגישות מיוחדת ביחסים? 

מהם הדגשים שחשובים לך בעבודה מול הספקים והלקוחות? 

האם יש אמנת שירות/ SLA/ או כל הנחיה אחרת לגבי רמת השירות לספקים וללקוחות? 

ציפיות מקצועיות ברמה הארגונית 

האם יש נושאים חוצי ארגון שאתה מעוניין שאהיה מעורב בהם? מה הנושאים? מי מוביל אותם? כיצד אתה מציע שאהיה מעורב? כיצד עלי להתחבר לנושא? 

האם יש תהליכים ומהלכים המנוהלים ע"י יחידה אחרת בארגון  שאתה מעוניין שאהיה מעורב בהם? מה הנושאים? מי מוביל אותם? כיצד אתה מציע שאהיה מעורב? כיצד עלי להתחבר לנושא? 

תאום ציפיות 

מהם מדדי ההצלחה שלי בתפקיד? 

כיצד אתה רואה את שיתוף הפעולה ביננו? 

מה חשוב לך לקבל ממני? 

אילו דיווחים תרצה לקבל ממני ובאיזו תדירות? 

כניסה לתפקיד 

עם מי עלי להפגש? מה עלי ללמוד מכל אחד מהם בהיבטים מקצועיים, ניהוליים, ארגוניים? 

לאיזה פגישות ופורומים מקצועיים אתה מציע שאצטרף? 

כמה זמן עומד לרשותי להיכרות עם הארגון? 

נושאים מקצועיים 

א\אילו נושאים מקצועיים עלי להכיר? מי יכול לסייע לי בתהליך הלמידה? 

אילו חומרים מקצועיים אתה ממליץ לי לקרוא? 

היכרות עם מנהל שותף/ ממשק 

מטרת הפגישה: קבלה ואיסוף מידע ראשוני לגבי היחידה הארגונית של השותף/ ממשק, היכרות עם תהליכי העבודה, תאום ציפיות 

היחידה הארגונית 

במה היחידה שלך עוסקת?, מהם תחומי האחריות שלך? 

כמה עובדים ביחידה ובמה עוסקים? בקש להכיר את המבנה ארגוני של היחידה 

מי הלקוחות שלך? הפנימיים והחיצוניים? 

אילו שירותים אתה מספק? 

תאום ציפיות 

כיצד אתה מגדיר את ממשק העבודה בינינו? האם הממשק עד כה יעיל ואפקטיבי? 

האם הממשק מוגדר לשביעות רצונך? האם הוא מתנהל בהתאם לשביעות רצונך? 

מה היית רוצה לשפר? 

כיצד אתה רואה את שיתוף הפעולה בינינו בעתיד? 

מה חשוב לך לקבל ממני? 

מהן הציפיות שלך מהיחידה וממני? 

היכרות עם כפיפים 

לפני ביצוע פגישות אישיות עם הכפיפים חשוב על הפגישה מנקודת מבטם של הכפיפים: 

ציפיות אפשריות של הכפיפים 

שיעשה שימוש נאות בידע ובניסיון שצברו 

שלא ידרשו לסדרים חדשים שיתקשו לעמוד בהם  

שמירה על מעמדם וזכויותיהם 

שמירה על שלמות ומעמד היחידה 

שיפור ביצועי היחידה 

הזדמנות להוכיח עצמם ולשפר את מיקומם ביחידה 

 חששות אפשריים של כפיפים 

אובדן מעמד, זכויות או הטבות לא פורמאליות 

אי-קיום הבטחות, שניתנו ביחס לעתיד ע"י מנהל קודם 

דרישות חדשות / גבוהות 

הבדלים משמעותיים - ערכיים או התנהגותיים - בין המנהל לעובד/ ים או "חוסר כימיה" 

הצורך להשקיע מאמץ כדי להסתגל לשגרת ניהול חדשה 

התמודדות רגשית עם פרידה ממנהל מוערך ו/או נוח 

שינויים לא רצויים 

חוסר הערכה של מנהל חדש לגבי מה שנעשה בעבר 

הזדמנויות שיש לכפיפים בחילופי מנהלים 

כניסה לתחומים חדשים ומיצוי הזדמנויות לא מנוצלות 

הכנסת סדרי עבודה חדשים שיגדילו הספקים או יפחיתו עומסים 

התבלטות מקצועית 

במפגש היכרות עם כפיפים מומלץ שתספר על עצמך בהתאם לנושאים הבאים: 

פרטים אישיים כלליים (אני גר ב.... אני נשוי עם שלושה ילדים בני....... אני חובב סנפלינג...... ) 

פרטים מקצועיים (אני מהנדס מכונות....... יש לי תואר שני בניהול.......עבדתי ב..... ואחכ עברתי לתפקיד ........ אני אוהב את תחום ה........ אני מקווה להתפתח בתחום זה)  

הגדר את מטרת הפגישה: אני בשלב של למידת הארגון והאנשים, מטרת הפגישה היא היכרות אישית ומקצועית 

שאלות מומלצות לפגישה עם כפיפים: 

תפקיד 

ספר לי על עצמך (סביר שתקבל תשובה התואמת את עומק הפרטים האישיים שאתה מסרת) 

ספר לי על תפקידך 

מהן המשימות העיקריות שלך? 

האם אתה אחראי/ מבצע פרויקטים מיוחדים, מה הם? ספר לי עליהם 

תאר לי סדר יום לדוגמא 

מי הם הגורמים שאיתם אתה עובד (פנימייים/חיצוניים) 

מהם הכלים שעומדים לרשותך 

מה אתה אוהב לעשות בעבודתך? 

עם אילו קשיים ואתגרים אתה מתמודד בתפקידך? 

כיצד אתה רואה את עתיד היחידה? (שימו לב: זה לא הזמן לשאול את העובד "כיצד אתה רואה את עתידך") 

ציפיות 

מה הן ציפיותיך מעצמך במסגרת התפקיד? 

מה הן ציפיותיך ממני? 

העברת מסרים 

שתף את העובד לגבי ציפיות אישיות  ובסיסיות לגבי התפקיד והיחידה 

העבר מסרים ראשוניים ובסיסיים בלבד של "אני מאמין" עשה את זה רק אם יש לך מסרים. 

פגישת חפיפה עם המנהל היוצא 

ככל שהדבר אפשרי, פגוש את המנהל היוצא ולמד ממנו כל מה שאפשר, על הארגון, על הנפשות הפועלות ועל הרקע  לסיום תפקידו. 

קח בחשבון שהדברים שתשמע יהיו מוטים בהתאם לסיטואציה שבה נמצא המנהל היוצא. במידה והמנהל קודם בארגון, סביר להניח שאופי הדברים יהיה בעד הארגון, הממונים, היחידה, השותפים, הממשקים ותהליכי העבודה. במקרה זה, העיצות או הביקורת שתשמע מבעל התפקיד יהיו ברוב במקרים למען שיפור המצב הקיים. כמובן שאנשים מסויימים יעדיפו שלא לנדב לך מידע רלוונטי מלא כדי לשמר את "ניהולם המיתולוגי" והמוצלח, ועל כן, כל מידע שתקבל, מוטב לך להצליבו בהמשך עם מידע נוסף שתאסוף. אם המנהל פוטר, או עזב בכעס, סביר להניח שתשמע בעיקר את הביקורת על הארגון ומנהליו. נכון שאתה שנמצא בתחילת הדרך בארגון ומעדיף שלא להתיחס ולהיות מושפע ממידע מסוג זה ובכל זאת, שים לב שלכל סיפור יש גם גרעין של עובדות אמיתיות. קח אותן בחשבון. 

לקראת הפגישה עם המנהל היוצא, הכן שאלות ספציפיות, כולל שאלות שהכנת לבירור, בקש דוגמאות, הקשב ורשום את עיקרי הדברים. במידה ובעל התפקיד מוכן לסייע לך, בקש את רשותו לפנות אליו בעת הצורך במהלך התקופה הראשונה. 

שאלות למנהל היוצא 

הגדרת התפקיד 

כיצד אתה רואה את מטרת התפקיד? 

מהי הגדרת התפקיד הרשמית? 

מהם תחומי האחריות והסמכויות? 

האם קיימים היבטים בתפקיד אשר מידת האחריות עליהם לא ברורה ? 

מהן הפעולות שבצעת מעבר להגדרת התפקיד הרשמית? 

כיצד נתפס התפקיד/ היחידה בארגון? האם היחידה מוכרת בארגון? 

מי הם הלקוחות והספקים של היחידה? פנימיים וחיצוניים 

ספר על הקשרים עם הספקים והלקוחות 

באילו פורומים מקצועיים וניהוליים השתתפת? 

האם אתה שותף בפורומים מקצועיים בארגונים מקבילים? 

צוות 

אילו שגרות עבודה וניהול קיימת מול הצוות? 

האם התקיימו מפגשי צוות? באיזה תדירות? מה כללו? 

מה מידת האוטנומיה שקבלו חברי הצוות? דוגמאות? 

מהם התפקידים המוגדרים לכפיפים? 

מנהל ממונה 

אילו שגרות עבודה וניהול קיימת מול המנהל הממונה? 

באיזה תדירות נפגשת עם המנהל הממונה? 

מה כללו פגישות עם מנהל ממונה? 

מה רמת מעורבותו של מנהל ממונה בנושאים שבאחריותך? 

מה היתה מידת האוטונומיה המקצועית שלך בארגון? 

שותפים, ממשקים, בעלי תפקידים 

מי הם השותפים בארגון? 

עם מי אתה ממליץ שאפגש? מה אתה ממליץ ללמוד מכל אחד מהם? 

האם נתקלת בהתנגדויות מבעלי תפקידים בארגון? מי הם המתנגדים? מה מהות ההתנגדות? דוגמאות?