כניסה לתפקיד חדש

להפוך כל פגישה לדייט מוצלח 

היכרות עם בעלי תפקידים בארגון – פוסט ראשון מבין שלושה 

אתה בתפקיד חדש, עומד להתחיל את סבב ההיכרויות בארגון 

אתה מתבונן במבנה הארגוני ושואל את עצמך, עם מי עלי להפגש? לפי איזה סדר? 

מה תכלול הפגישה? איזה רושם אני רוצה להשאיר? על מה לדבר? מה לשאול? 

עד כמה להוביל או להיות מובל? 

בשלושת הפוסטים הבאים, נדבר על הכרות עם בעלי תפקידים בארגון ומחוצה לו (ספקים, לקוחות, שותפים)  

בתהליך של כניסה לתפקיד מוטלת עליך האחריות להכיר את הארגון על כל היבטיו ובמקביל לפעול ליצירת הקשר עם גורמים בארגון ועם גורמים חיצוניים על מנת שיכירו אותך. רשת הקשרים שלך בארגון ומחוצה לו תשפיע על היכולת שלך להזיז עניינים ולהשפיע. ברוב התפקידים ובעיקר בתפקידי ניהול, ההצלחה בתפקיד נגזרת משיתופי פעולה. ביצוע משימות ועמידה ביעדים וכן תהליכים בארגון תלויים באנשים, במוטיבציות שלהם, ביכולות האישיות ובשיתופי הפעולה בן האנשים. 

להיכרות מספר רבדים: 

אישי  -  אחד על אחד. בפגישה אישית תוכל לספר על עצמך ולשאול אודות בן שיחך, תוכל למצוא נקודות עניין משותפות ברמה האישית והמקצועית וליצור בסיס לשיתופי פעולה עתידיים. 

היחידה הארגונית: במסגרת פגישת צוות, מומלץ  להקצות מספר דקות להצגה עצמית. במסגרתה ספר קצת על עצמך, על הניסיון המקצועי שלך ועל ההשכלה שלך. מומלץ להוסיף גם נגיעה אישית כמו: אני מתאמן למרתון ולכן רץ 3 פעמים בשבוע בחמש בבוקר, אני מתנדבת פעם בשבוע במעון לנשים מוכות. 

הארגון: במידה וקיים פורטל ארגוני, בקש לכתוב כמה מילים על כניסתך לתפקיד, מומלץ להוסיף תמונה כדי שיזהו אותך במסדרון ובמעלית. במידה ולא קיים פורטל, תאם עם הממונה הוצאת מייל לתפוצה רלוונטית ובו כמה מילים על עצמך. במידה והינך מוזמן לדיון בנושא חוצה ארגון או בנושא שבו מעורבים יותר מיחידה ארגונית אחת, הצג את עצמך בכמה מילים. לדוגמא: שמי אורן, אני עוסק בתחום הרכש כ20 שנים, הגעתי מחברת XXX  שבה שימשתי כמנהל לוגיסטיקה ב7 שנים האחרונות. בהשכלתי אני מהנדס תעשיה וניהול, אני מאד שמח להיות חלק מחברת YYY  ואני מקווה להצליח בתפקידי כאן. 

אם הפורום אינו רשמי מידי אפשר גם כאן להוסיף כמה מילים אישיות על מקום מגורים, מצב משפחתי ותחביב משמעותי. 

רושם ראשוני 

הרושם הראשוני שתעשה בפגישת ההיכרות חשוב ותלוי במידת ההכנה שלך לפגישה ובתפקיד שאתה מעוניין לקחת על עצמך בפגישה. כיוון שאתה יזמת את הפגישה, אני ממליצה לך להגדיר את מטרותיה, לתכנן את מהלך הפגישה ולנהלה. כך תהיה לך הזדמנות להציג את כישורי הניהול שלך בזעיר אנפין, להיות מוביל ולא מובל. 

 שאלת שאלות 

המידע שתאסוף ברובד האישי, המקצועי, הניהולי והארגוני תלוי במידת ההכנה שלך לפגישה וביכולת שלך לשאול שאלות. אני ממליצה לך להגיע לפגישה מוכן וממוקד במטרה ועם רשימת שאלות, מאידך, שים לב שאתה לא מנהל את הפגישה כראיון חד צדדי. השאלות שהכנת אמורות להיות שזורות בשיחה כך שיובילו אותך לאיסוף המידע הנדרש תוך כדי רצף שיחה קולחת. 

טיפ: ככל שתתעניין בבן שיחך בכינות, תגדיל את הסיכויים לשיחה קולחת ולתשתית טובה לשיתופי פעולה בהמשך.