אוריינטציה ולמידת הארגון החדש

קיבלת תפקיד חדש בארגון חדש, עכשיו תפקידך להצליח.

בכדי שתתמקם בתפקידך בצורה מיטבית עליך להכיר את הארגון, היחידה הארגונית ואת כל הגורמים שאיתם תבוא במגע במסגרת תפקידך. להלן פירוט של מקורות המידע העיקריים ללמידה

מקורות מידע

לפני כניסתך לארגון ולתפקיד, מומלץ שתפעל על מנת להכיר עד כמה שניתן את הארגון דרך אתר החברה, התקשורת ומכרים שעובדים בארגון.

1. אתר החברה – למד כמה שיותר על החברה דרך האתר. סמן לך נושאים לבירור ולהעמקה נוספת. את המידע הנדרש, פעל להשלים בפגישות ההיכרות עם מנהלים, כפיפים, שותפים וממשקים.

2. תקשורת – למד מה נכתב ומה נאמר על החברה באמצעי התקשורת. אם מצאת התייחסות ממוקדת ליחידה הארגונית שלך שרלוונטית להווה, נסח בזהירות שאלה בנושא והצג אותה בפני המנהל הממונה. הזהר שלא לדרוך על "יבלות", במידה והנושא מאד רגיש, שקול אם להעלות את הנושא.

3. מכרים שעובדים בארגון – למד על האוירה בארגון, על פעילויות מיוחדות המתבצעות בארגון, על ההתייחסות הארגונית למנהלים ועובדים חדשים, על ההשקעה הפרטנית בעובד ועל ההשקעה בצוותים וביחידות ארגוניות. למד על מערך הרווחה בארגון, אם קיים. אסוף מידע פורמלי ולא פורמלי. רשום את עיקרי הדברים. הרישום חשוב, לעתים אנו מוטים מרושם מוטעה. רישום העובדות יאפשר לנו בעת הצורך לחזור ולעיין בדברים כפי שנמסרו לנו.

4. לאחר שנכנסת לתפקיד, במסגרת תהליך הכניסה לתפקיד חשוב לאסוף מידע פורמאלי ולא פורמאלי לגבי הארגון, היחידה הארגונית, התפקיד וכל ממשקיו, ובמקביל לאסוף מידע פורמאלי ולא פורמאלי על כל אותם גורמים שעליך להיות איתם בקשר במסגרת התפקיד.

מהו מידע פורמלי? חזון, אסטרטגיה, מבנה ארגוני, תפקידים, אחריות וסמכויות, תהליכי עבודה, דוחות וכו'

מהו מידע לא פורמלי? מהם הפרוייקטים הקרובים לליבו של המנהל? כיצד אוהב המנהל לקבל דיווחים? מהן ה"רגישויות" של המנהל? (לדוגמא: המנהל לא סלחן למי שמאחר לפגישות, או, המנהל מעריך עובדים שתורמים מידיעותיהם ליחידות אחרות בארגון) וכו'

חשוב מאד לאסוף מידע 360 בכדי לקבל תמונה מלאה של הארגון והתפקיד.

מהו מידע 360?

מידע מלמעלה: מידע שנאסף מהממונים עליך.

מידע מלמטה: מידע שנאסף מהכפופים אליך.

מידע מהצדדים: מידע שנאסף מקולגות, משותפים וממשקי עבודה

מידע חיצוני: מידע שנאסף מספקים ומלקוחות הארגון.

1. מנהל ישיר -  בקש מהמנהל להציג בפניך את המבנה הארגוני, החזון, יעדי היחידה, פעילויות עיקריות, ממשקי העבודה ותהליכי העבודה העיקריים. בקש לקבל מידע לגבי עמידת היחידה ביעדים עד כה. שאל שאלות לגבי הציפיות של המנהל ושל הארגון מהיחידה הארגונית ומהתפקיד שלך בהווה ובעתיד.

2. חפיפה עם בעל התפקיד שאותו אתה מחליף- שאל שאלות, נסה להבין את המורכבויות הבלתי פורמליות. קח בחשבון את נסיבות העזיבה של בעל התפקיד (האם קודם לתפקיד אחר? האם פורש לגמלאות? האם התפטר מרצונו? האם פוטר? האם עוזב בתחושה טובה? האם עוזב בכעס?). נסיבות העזיבה משפיעות על התשובות שתקבל ועל תפיסת המציאות של העובד העוזב. לעיתים תאלץ לסנן מתוך המידע את העיקר.

3. עובדים – העובדים מחזיקים במידע רב. ככל שתקדים ותשכיל להקשיב להם וללמוד מהם, ככל שתדע למקד את הציפיות שלהם מעצמם במסגרת התפקיד שלהם וממך כמנהל הישיר שלהם, כך תהיה קליטתך בארגון מהירה וטובה יותר משני היבטים. הראשון, הקשבה לעובדים יוצרת אוירה טובה ומאפשרת,עובדים מוקשבים נוטים לקבל את המנהל באהדה. היבט נוסף הוא למידה של מאגר הידע המקצועי והארגוני הקיים אצל העובדים יאפשר לך להכיר מהר את הארגון על כל היבטיו גם מנקודות המבט האישייות וגם דרך עיניים שרואות את הארגון מלמטה למעלה. שאל לגבי שגרות הניהול והדיווח ביחידה, למד אודות החוזקות של היחידה והנקודות לשיפור, בקש דוגמאות.

4. קולגות, שותפים,ממשקים – שאל שאלות לגבי המעמד הארגוני, התרומה, ותפיסת התפקיד והיחידה הארגונית שאליה אתה שייך בארגון, למד מהם תהליכי העבודה העיקריים, סוג הממשק ואופן ניהולו. שאל לגבי הציפיות מהעבודה המשותפת.

5. ספקים ולקוחות – פגוש שניים שלושה ספקים עיקריים ולקוחות משמעותיים של היחידה הארגונית שאליה אתה שייך. תוכל ללמוד מהם הרבה על השירות של היחידה ועל אופי ההתקשרות שלה עם גורמים חיצוניים. הקפד להכיר את השותפים לשיחה שלך גם ברמה האישית והלא פורמאלית. שאל שאלות על השירות ועל ממשק העבודה. בקש לקבל מידע על חוזקות היחידה ונושאים לשימור, בקש לקבל התיחסות לגבי נושאים לשיפור.

טיפים כלליים

1. באחריותך להכיר את הארגון. אל תחכה שמישהו אחר יטפל בך ויעשה עבורך את העבודה.

2. הגע לפגישות עם תרשים ארגוני. מפה במסגרת הפגישות את התרשים גם ברמה השמית. זה יקל עליך להכיר את בעלי התפקידים ואת הארגון ברמה הלא פורמלית

3. מפה במסגרת הפגישות את ממשקי העבודה שלך ואת השותפים על גבי התרשים הארגוני.

4. פגוש את ממשקי העבודה שלך ואת השותפים להיכרות ולתהליך של תיאום ציפיות. הקצה בפגישה זמן להיכרות אישית, לאיסוף מידע ולמידה אודות התפקידים ותהליכי העבודה, לאפיון הממשק הקיים (חוזקות, חולשות וכו). שאל את בעלי התפקידים מהם הציפיות שלהם משיתוף הפעולה בינכם.

5. הכן מראש נושאים ושאלות לכל פגישת היכרות. הקפד להגדיר ולהציג את מטרת הפגישה.

6. קח על עצמך את ניהול והובלת הפגישות. כך תוכל לנהל ולכוון את נושאי הפגישה בהתאם לצרכיך. במקביל תשאיר רושם של אדם מאורגן, בעל ביטחון עצמי ויכולת ניהול.

7. הצג את עצמך בכל פגישת היכרות, ההצגה תכלול רקע בנוגע להשכלה שלך, תעסוקה  ומעט פרטים אישיים. ספר מתי הגעת לארגון/ מתי נכנסת לתפקידך

8.  הדגש כי הינך בשלב למידה ועל כן שואל שאלות ומעוניין בעיקר להקשיב. במקביל העבר מסר ברור שהינך איש מקצוע בתחומך.

9. ננהל את השיחה בשיטתיות ויסודיות, ובמקביל לכך אפשר לעצמך גם מידה של גמישות כל עוד אינך סוטה מהמטרות שהצבת לעצמך.

10. ששאל שאלות והקשב, הבע סקרנות והתעניינות באנשים ובתפקידם.. זכור פרטים אישיים והתייחס אליהם בפגישות הבאות.

11. בקש דוגמאות בכדי להכיר ולהבין את הנאמר לך, שאל וברר נושאים שאינם ברורים לך, מושגים שאינך מכיר.

12. אל תבטיח הבטחות בפגישות היכרות,אל תבנה ציפיות לא ריאליות

13. תן כבוד לעבר של העובדים/ המנהלים/ הממשקים/ השותפים, המנע משיפוטיות ומביקורתיות

14. רשום את עיקרי הדברים בכל פגישה

15. סכם את עיקרי הדברים שעלו בפגישה. סיכום בקול מאפשר לבן שיחתך להתמקד, לתקן רושם מוטעה ולהוסיף מידע חשוב שנשכח.

16. הודה תמיד לבעל התפקיד על שהשקיע מזמנו וכן על המידע שמסר לך

בהצלחה בתפקיד בחדש

אני כאן לכל שאלה, התלבטות או התייעצות

שלכם

אורית